Yenilenen Elektronik İhale Sistemi ile ne değişti ?

Muhammed ŞAHİN
17 Ağu
5 dakikada okunur

Güncelleme tarihi: 28 Ağu

18 Mayıs 2024’te Resmi Gazete’de yayımlanan ve 1 Ağustos 2025’te gecikmeli olarak yürürlüğe giren “Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Uygulama Yönetmeliği” kamu alım süreçlerinde dijitalleşmeyi hızlandırdı. 2011 tarihli Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği yürürlükten kaldırıldı. Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinden ihale süreçleri neredeyse tamamen dijitalleşti: Fiziki belgeler minimize edildi, e-imza zorunlu oldu, bazı kontroller otomatikleşti ve daha bir çok yenilik getirildi. İlanı/duyurusu 1 Ağustos 2025 ve sonrası olan 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu (KİK) kapsamındaki ihaleler, yeni yönetmeliğe tabi oldu. Yeni yönetmelik ayrıca Doğrudan teminler ve istisna konusu alımlara yönelik de ihale/alım ve sözleşme süreçlerinin EKAP üzerinden yürütülebilmesine imkan tanıdı.

1. Genel olarak Değişiklikler

İhale işlem dosyaları, yaklaşık maliyet hesabı ve cetveli, ihale komisyonu oluşumu, ihale onay belgeleri, kararlar ve sözleşmeler EKAP’a taşındı. Belgelerin e-imza ile imzalanma zorunluluğu geldi. Amaçlanan şey; zorunlu olmadıkça ıslak imzalı belge oluşturulmasını sona erdirmek. Esas olan belgelerin EKAP’tan ya da EKAP’a entegre diğer dijital platformlar üzerinden oluşturulması/değerlendirilmesi, bu ikisi mümkün değilse taranmış belge yüklemek mümkün.

“Yeterlik Bilgileri Tablosu” (YBT) yerine “İhaleye Katılım Belgesi” (İKB) getirildi. Yüklenen belgelerin fiziki olarak idareye sunulması yalnızca tereddüt halinde idarece istenmesi halinde söz konusu.

SGK prim ve vergi borçları ile yasaklılık durumu, ihale tarihinde ilk oturumda EKAP üzerinden sorgulanıyor. Sistemde borcun varlığı tespit edilirse geçici teminat gelir kaydediliyor.

Artık sorgulama ve savunmalar EKAP’tan yapılıyor. Savunmaların Fiziki olarak gönderilmesi yerine e-imza ile gönderilmesi gerekiyor.

Doğrudan Temin ve İstisna konusu alımlarda EKAP’tan DTN ve İSKN numaraları alınması zorunluluğu ile birlikte ihale ve sözleşme sürecinin KİK tarafından belirlenebilecek aşamalarının EKAP’tan yürütülmesi zorunluluğu getirildi. Her halükarda sonuç bildirimlerini EKAP kaydı zorunlu kılındı.

1 Eylül 2025’ten itibaren EKAP’a e-Devlet şifresiyle girişte çift faktörlü doğrulama zorunlu hale gelecek.

2. Eski Sistem ile Yeni Sistemin Karşılaştırması

1) Mevzuat değişiklikleri

01.08.2025 tarihi itibariyle ikincil mevzuatta yeni yönetmelik uygulamasına geçildi: “Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Uygulama Yönetmeliği”.

Eski;

• Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği

• Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği - 58/A Maddesi

• Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği - 59/A Maddesi

• Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği - 60/A Maddesi yürürlükten kaldırıldı ve ilanı veya duyurusu 01.08.2025 tarihinden sonra yapılan ihalelerde uygulanmayacak.

2) Yaklaşık Maliyet Hesabı

Eski durumda, idarelerin yaklaşık maliyeti hesaplayıp, toplam tutarı ihtiyaç raporu aşamasında EKAP'a kaydediyordu. Yeni durumda, yaklaşık maliyet mevzuatta belirtilen usullere göre hesaplanması aşamasında, hesaplamaya dayanak teşkil eden belgelerin de EKAP yüklenmesi zorunluluğu getirildi.

3) Elektronik İmza zorunlulukları

Eski durumda, ihale komisyonu kararı ve diğer ihale belgeleri ve kararlar, idare görevlilerince ıslak imza ile imzalanıp, taranarak EKAP’a yükleniyor ve dijitalleşmenin ilk ayağı sözde böyle sağlanıyordu. Akabinde bu taranmış görseller EKAP üzerinden isteklilere gönderiliyordu. Yeni uygulama ile, ihale komisyonunda görevli bulunan tüm üyeler ile ihale yetkilisinin elektronik imzaya sahip olması zorunluluk haline geldi. Mürekkep imzası ve tarama işlemleri uygulaması sonlandırıldı. Ayrıca, sözleşmelerin de ihale yetkilisi ve yüklenici tarafından e-imza ile imzalanması zorunluluğu getirildi.

4) İlk oturum tutanakları

Eski Uygulamada, ihale komisyonu ilk oturumda isteklilerin e-tekliflerini açarak, teklif mektubu ve geçici teminatın uygunluğunu kontrol eder, akabinde yeterlik bilgileri tablosunun sunulup sunulmadığına bakardı ve bu aşamada ihale komisyonunca 3 adet tutanak tutulurdu. Bu tutanaklar; Açılamayan E-Teklif Tutanağı, E-Teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı ve Teklif Edilen Fiyatlar Tutanağı idi.

Yeni Uygulamada, e-teklifleri açıldığında, geçici teminatların uygun olup olmadığı, haklarında yasaklama kararı olup olmadığı, kesinleşmiş vergi borcu veya SGK borcu bulunup bulunmadığı teyit edilecek ve bu değerlendirme yaklaşık maliyet ve diğer teklif bedellerinin de yer aldığı “Tekliflerin Açılmasına İlişkin Tutanak” adlı tek bir tutanakta yer alacak ve ihaleye katılan isteklilere EKAP üzerinden gönderilecek.

5) YBT'den İKB'ye (İhaleye Katılım Belgesi)

Yeni uygulama ile isteklilerin sunmuş olduğu Yeterlik Bilgileri Tablosu Uygulaması sona ermiş, yerine İKB (İhaleye Katılım Belgesi) kavramı getirilmiştir. EKAP ve diğer kamu kurum ve kuruluşlarının resmi internet siteleri üzerinden teyit edilemeyen belgelerin taratılarak İKB’ye yüklenmesi zorunlu hale gelmiş, taranmış belge ile ilgili tereddüt oluşması halinde idarelerce bu belgelerin fiziken istenebileceği düzenlenmiştir.

Özetle tereddüt yoksa teklif belgelerin sunulması işlemi tamamen dijitalleşmiştir.

6) Yeterlik Değerlendirilmesinin Kapsamı

Eski uygulamada teklif sahibi tüm isteklilerin YBT’leri ve ilgili satırlardaki beyanlarının tümü değerlendiriliyor, asgari şartları sağlamayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılıyor, muhtemel ekonomik açıdan en avantajlı ve varsa ikinci teklif sahiplerinden ise, teyit edilemeyen tevsik edilecek belgeler istenebiliyordu.

Yeni uygulamada ise ilk oturum sonucunda geçerli bulunan tekliflerden sadece muhtemel birinci ve ikinci ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahiplerinin İKB’lerinde yer alan bilgi ve belgelerin asgari yeterlik kriterlerine uygun olup olmadığına bakılması uygulaması getirilmiştir. Diğer isteklilerin yeterlik kriterlerine uygunluğuna ilişkin inceleme ise bu aşamada gerekli değildir. En avantajlı birinci ve ikinci tekliflerin uygun görülmemesi halinde ise yeni potansiyel birinci ve ikinci tekliflerin yeterlik değerlendirilmesine geçilecektir. Ancak aşırı düşük teklif açıklaması istenen ihalelerde her halükarda sınır değerin altındaki tüm isteklilerin İKB’leri incelenecektir.

7) Aşırı Düşük Teklif Açıklamalarının Sunuluş Şekli

Eski uygulamada aşırı düşük teklif açıklamaları yine istekliler tarafından idareye basılı olarak sunulmaktaydı.

Yeni uygulama ile, aşırı düşük teklif açıklamalarının e-imza ile EKAP üzerinden sunulması zorunlu tutulmuş olup herhangi basılı belgenin sunulması uygulaması ortadan kaldırılmıştır.

8) Sözleşme öncesi işlemler ve sözleşmenin imzalanması

Yeni uygulama ile, Kanun’un 10’uncu maddesindeki durumlarda olmadığını tevsik edecek belgeler sözleşme öncesi davet edilen tarafından EKAP üzerinden idareye gönderilecek, sözleşme de ihale yetkilisi ile yüklenici arasında EKAP üzerinden e-imza ile imzalanacaktır.

9) Doğrudan Temin ve İstisnalar

Yeni uygulama ile doğrudan temin ve istisna kapsamındaki alımlar için DTN ve İSKN kayıt numaralarının alınması ve sonuç bildirimlerinin Kamu İhale Kurumu’na belirlenmiş süreler içerisinde gönderilmesi zorunlu tutulmuştur.

3. İdareler ve Firmalar açısından yeni durum

a) Firmalar açısından

Tekliflerin hazırlanması ve gönderilmesi sürecinde “yeterlik bilgileri tablosu” yerine “ihaleye katılım belgesi” kullanılacak,
Tekliflerin gönderilebilmesi için; ihaleye katılım belgesindeki zorunlu alanların doldurulması ve geçici teminat tutarının yeterli olması şartı aranacak,
EKAP’a kayıtlı gerçek ve tüzel kişiler tarafından, EKAP’taki işlemleri gerçekleştirmek üzere e-imza kullanılarak yetkilendirme yapılabilecek,
Aşırı düşük teklif açıklamaları EKAP üzerinden e-imza ile imzalanmak suretiyle gönderilecek,
Sözleşme imzalanmadan önce sunulması gereken belgeler, EKAP üzerinden e-imza ile imzalanmak suretiyle gönderilecek, sözleşmeler e-imza ile imzalanacak...

b) İdareler açısından
İhale komisyonu EKAP üzerinde oluşturulacak,
İhale işlem dosyası EKAP’ta kayıt altına alınacak, işin yaklaşık maliyeti ilgili belgeler yüklenmek suretiyle EKAP üzerinde hazırlanacak,
İdari Şartname’nin hazırlanmasında “Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Uygulama Yönetmeliği” nin eki “Elektronik Ortamda Yapılan İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” esas alınacak, (Yeni idari Şartname)
Kamu alım süreçlerinde, Kurumun resmi internet sayfasında yayımlanan ve EKAP üzerinden erişilebilen elektronik formlar (e-formlar) kullanılacak, (Yeni standart formlar)
İhale onay belgesi, ihale komisyonu kararı, ihale yetkilisi onayı ve sözleşme EKAP’ta hazırlanacak ve sözleşme e-imza ile imzalanacak,
Yerli isteklilerin ihale tarihi itibarıyla kesinleşmiş vergi ya da sosyal güvenlik prim borçlarının bulunup bulunmadığına ve yasaklılık kayıtlarına ilişkin kontrol, tekliflerin açıldığı aşamada EKAP üzerinden yapılacak,
Pazarlık usulüyle yapılan ihalelerde son fiyat tekliflerinin alınması işlemi ile elektronik eksiltme yapılan ihalelerde eksiltme işlemleri, Yönetmeliğin 11 inci maddesinin birinci fıkrası kapsamında teklifi uygun bulunan istekliler davet edilerek gerçekleştirilecek,
Teklif değerlendirme işlemleri; aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmayan ihalelerde, ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci olması öngörülen tekliflerle sınırlı olacak şekilde, aşırı düşük teklif sorgulaması yapılan ihalelerde ise sınır değerin altında kalan tekliflerin tamamı için gerçekleştirilecek,
“İhaleye katılım belgesi” nin kullanılmasıyla birlikte; ihtiyaç duyulması hali hariç, katılım ve yeterlik krtiterleri ile aşırı düşük teklif ve fiyat dışı unsur değerlendirmesine ilişkin belgelerin fiziki olarak sunulması istenmeyecek,
Kurum tarafından idarelere; Kurum ve idareler tarafından ise aday, istekli, istekli olabilecek, yüklenici ve alt yüklenicilere tebligatlar EKAP üzerinden yapılacak...